Ansökningsprocessen är enklare för medborgarna, dessutom har fel och brister i ansökningar minskat avsevärt.

Kunden
Frederiksberg är en av Danmarks största kommuner, med 93.000 invånare.


Utmaningen
Varje år hanterar kommunen cirka 2.100 bygglovsansökningarna som varierar i typ och komplexitet. De flesta ansökningarna är för relativt små modifikationer av lägenheter - till exempel renovering av ett badrum eller toalett, slå samman två lägenheter till en etc. - och görs av medborgare som inte bedriver yrkesmässig byggnation.


Tidigare användes pappersblanketter för ansökan och i många fall var de inte rätt ifyllda. Bilagor kanske saknas eller också var ansökan ofullständig i förhållande till det aktuella projektet. Byggregler är så omfattande att det kan vara svårt för sökanden att räkna ut vilken information, vilka dokument och fullmakter kommunen behöver för att behandla ansökan.


I praktiken var ca 70% av bygglovsansökningar ofullständiga när de kom till kommunen vilket innebar att de inte kunde behandlas direkt. 

Således använde de anställda en stor del av sin arbetstid till att korrespondera med medborgarna för att skaffa den information som saknades, istället för att handlägga ansökningar.
 

Kommunen behövde en digital lösning som kunde vägleda medborgarna genom stegen för en bygglovsansökan och se till att all relevant information, bilagor och fullmakter fanns med i ansökan.
 

Lösningen
Lösningen hanterar hela flödet av steg för en bygglovsansökan, från medborgarnas angivande av information, skaffa fullmakter innan ansökan, till ett meddelande när bygget är klart.


Medborgarna kan ansöka utan tidigare kunskap om regelverket. Medborgarna behöver bara ange vilka faktiska förändringar de vill göra - till exempel byta en toalett, flytta en vägg etc. Baserat på denna information, bestämmer lösningen vilka ritningar, fullmakter och andra bilagor som behöver lämnas och vägleder användaren genom nödvändiga åtgärder. Lösningen avgör vilka - om några - andra parter som måste involveras, t.ex. en granne, fastighetsägaren  auktoriserade hantverkare osv - och gör det möjligt för sökanden att bjuda in dem att delta i processen, vilket ger deras godkännande.


Datamodellen bygger på den befintliga uppsättningen av pappersblanketter från kommunen. Detta säkerställer dels att när sökanden har undertecknat ansökan med en digital signatur kan systemet skapa ett kvitto som kan skrivas ut och dels att lösningen lätt kan utökas vid behov.

 

Lösningen innehåller komplett affärslogik för ansökningsprocessen, med bland annat följande funktioner:

  • Söka relevant information om byggnaden i fråga - till exempel namnet på ägaren - i kommunens fastighetsdatabas.
  • Hämta upp personnumret från centrala register.
  • Kontroll av att den sökande är i själva verket är ägaren av fastigheten.
  • Involvera tredjeparter baserat på ägandet och typ av byggnaden och den typ av arbete som skall utföras.
  • Logiska kontroller vilka parter som bör delta under olika omständigheter.
  • Möjligheten att för tredje part delta i ansökan digitalt, t.ex för att underteckna en fullmakt med en digital signatur.
  • Helt digital inlämning av ansökan till kommunen eftersom fullmakter eller andra bilagor kan signeras digitalt.
  • Möjlighet till, om den sökande väljer att lämna in ansökan med vanlig post, att skriva ut ett följebrev som automatiskt hänvisar till den aktuella ansökan.

Arkitekturen i lösningen garanterar att den lätt kan utvidgas - både i relation till de befintliga typer av bygglov och i förhållande till eventuellt nya typer, t.ex. kommersiella byggnader.


Resultat
Ansökningsprocessen har blivit enklare för medborgarna, effektivare för kommunen och ärenden kan hanteras snabbare. Tidsåtgången för  kontroll uppföljning av information som saknas minimeras så att de anställda kan koncentrera sig på handläggningen.


Fakta
Lösningen är baserad på Resultmaker Process Platform ®.
Var: Frederiksberg kommune.
Transaktioner: 100 helt digitala ansökningar per år (där ansökan både ifylld och skickas in digitalt).

Automatiserat bygglov

© 2013 DIGITJÄNST SVERIGE AB